Mag je je eigen cateraar meenemen? Zo pak je dat aan
De vraag die het meeste geld bespaart, en het vaakst mondeling wordt beantwoord en daarna vergeten.
Waarom zalen het vaak niet toestaan
Voor een feestzaal is catering de winstmotor. De zaalhuur dekt de vaste lasten, het eten en drinken levert de marge. Een zaal die je eigen cateraar toelaat, verliest dat, en vraagt daarom vaak een hogere zaalhuur of een keukenvergoeding.
Dat is niet onredelijk. Reken uit wat je netto overhoudt: een zaal van 3.000 euro waar je zelf kookt is bijna altijd goedkoper dan een zaal van 1.500 euro met een verplicht arrangement van 65 euro per persoon.
Hoe je het vraagt
Stel de vraag concreet en in deze volgorde. Mag een externe cateraar de keuken gebruiken? Zo ja, wat is de vergoeding daarvoor? Welke eisen stel je aan de cateraar, bijvoorbeeld een aansprakelijkheidsverzekering of een HACCP-certificaat? Mag de cateraar eigen personeel meenemen voor de bediening? Wanneer mag de cateraar opbouwen?
En dan de belangrijkste: zet dit in het contract. Een mondelinge toezegging van de accountmanager verdwijnt als die van baan wisselt.
Wat je vaak wel mag, ook bij een verplichte traiteur
Zelfs bij een verplichte traiteur is er meestal ruimte voor de bruidstaart, het zoete buffet of de traditionele lekkernijen die de familie zelf maakt. Dat wordt zelden geweigerd, maar vraag het wel vooraf, want kurkengeld en taartsnijgeld bestaan.
Ook het drankarrangement is onderhandelbaar. Vraag naar een alcoholvrij arrangement tegen een lager tarief, want dat wordt niet altijd uit zichzelf aangeboden.